Wie zijn wij?

De Roetmeester (tevens handelend onder de naam Haardhoutmeester), gevestigd in Nieuwleusen en ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 57161356. Waar in deze verklaring “wij”, “ons” of “onze” staat, wordt de onderneming De Roetmeester bedoeld.

Heb je vragen over de bescherming van jouw (persoons)gegevens? Neem dan contact op via info@deroetmeester.nl, dan komen we er samen uit.

Algemeen

Deze verklaring is uitsluitend van toepassing op onze diensten. Wees je ervan bewust dat wij niet verantwoordelijk zijn voor het privacy- en/of cookiebeleid van eventuele andere organisaties en bedrijven die genoemd worden op onze websites www.deroetmeester.nl en/of www.haardhoutmeester.nl (hierna: “onze website”) of diensten van derden waar wij gebruik van maken of naartoe linken.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de nationale toezichthouder ter bescherming van jouw persoonsgegevens.

Persoonsgegevens: wat zijn dat?

Een persoonsgegeven is informatie over een persoon, waarmee je die persoon kunt identificeren of opsporen. Het kan rechtstreeks over die persoon gaan of in combinatie met andere informatie naar die persoon leiden. Gegevens van overledenen en bedrijven (eenmanszaak, VOF of maatschap uitgezonderd) zijn geen persoonsgegevens.

Gebruik van (persoons)gegevens

Via onze website kun jij jouw (bedrijf)(persoons)gegevens achterlaten. Ook als (onze mogelijk toekomstige) klant verzamelen wij een aantal van jouw (persoons)gegevens (bijvoorbeeld via een aanvraagformulier op onze website). Het is goed dat jij op de hoogte bent van wat er door ons met (persoons)gegevens wordt gedaan, welke rechten jij hebt en hoe jij jouw wensen rondom jouw (persoons)gegevens kunt aangeven.

De (persoons)gegevens die wij van jou ontvangen behandelen wij vertrouwelijk, zodat ze niet zomaar in verkeerde handen vallen. Het komt soms wel voor dat jouw (persoons)gegevens worden gedeeld met anderen, omdat zij ons ondersteunen in de bedrijfsvoering. Denk bijvoorbeeld aan de bank of aan onze hostingpartij. Wij delen geen persoonsgegevens met derde partijen die niet betrokken zijn bij onze dienstverlening.

Wij raden aan om géén privacygevoelige informatie te verstrekken via onze website en/of via het aanvraagformulier.

Welke (persoons)gegevens kunnen wij verwerken?

De gegevens heb je zelf gegeven of zijn af te leiden uit bijvoorbeeld openbare registers (zoals de KvK) of social media. Het kan gaan om:

• voor- en/of achternaam
• adres- en/of postbusgegevens
• bedrijfsnaam en KvK-nummer
• e-mailadres en e-mailberichten
• betaalgegevens
• telefoonnummer
• gegevens over jouw activiteiten op onze website
• jouw social media accountnamen
• jouw reacties op social media

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens verwerken is niet zomaar toegestaan. Hiervoor moeten wij doelen hebben bepaald. Die doelen moeten vervolgens gerechtvaardigd zijn. In de AVG staan zes grondslagen om te bepalen of de doelen gerechtvaardigd zijn:

1. algemeen belang
2. gerechtvaardigd belang
3. vitale belangen
4. overeenkomst
5. wettelijke plicht
6. toestemming

Doelen en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen, op basis van de genoemde grondslagen:

1. afhandelen van jouw betaling – overeenkomst
2. contact met je opnemen als dit nodig is voor onze dienstverlening – overeenkomst
3. (informatie)aanvraag in behandeling nemen – gerechtvaardigd belang
4. jouw vraag (online) beantwoorden – overeenkomst
5. aanbod verfijnen en gerichter aanbod doen – gerechtvaardigd belang
6. voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals belastingaangifte) – wettelijke plicht
7. mailing versturen – toestemming
8. (online) betalingen ontvangen – overeenkomst
9. reviews tonen – uitdrukkelijke toestemming

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Wij verwerken geen gevoelige persoonsgegevens van klanten, betrokkenen of websitebezoekers anders dan aangegeven in deze verklaring. Wij hebben ook niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 18 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of wettelijk verzorger/voogd. Wij kunnen helaas niet altijd controleren of een bezoeker ouder dan 18 is.

Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op en wij zullen dan de informatie verwijderen.

Geautomatiseerde besluitvorming

<span id="geautomatiseerde-besluitvorming"></span>
Wij nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen die nadelige gevolgen voor jou hebben. Er is altijd menselijk toezicht bij het maken van een keuze.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• voor- en achternaam: 7 jaar (Belastingwetgeving)
• adres- en/of postbusgegevens: 7 jaar (Belastingwetgeving)
• telefoonnummer: 7 jaar (Belastingwetgeving)
• betaalgegevens: 7 jaar (Belastingwetgeving)
• mailadres: 7 jaar (Belastingwetgeving) óf zolang je staat ingeschreven op de mailinglijst
• (mail)berichten: 7 jaar (Belastingwetgeving) óf zolang je staat ingeschreven op de mailinglijst
• reacties op social media: onbepaalde tijd (zolang het artikel online staat), tenzij jij verzoekt om verwijdering
• social media accountnamen: onbepaalde tijd, tenzij jij deze gegevens zelf verwijdert
• overige persoonsgegevens die je actief verstrekt: 7 jaar (Belastingwetgeving) óf zolang je staat ingeschreven op de mailinglijst

Gegevens delen met derden

Jouw gegevens worden niet verkocht aan derden. Jouw informatie wordt uitsluitend verstrekt als dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met jou, omdat jij hiervoor toestemming hebt gegeven of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Met bedrijven die gegevens verwerken in onze opdracht (verwerkers), sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid. Wij blijven verantwoordelijk voor die verwerkingen. Met derden die zelf verantwoordelijk zijn (verwerkingsverantwoordelijken), hoeven wij geen overeenkomst af te sluiten.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met de volgende derden:

• hostingpartij (verwerker) – back-ups van de website – volledige back-up website
• website provider (verwerker) – hosten website – versleutelde gegevens
• e-mailprovider (verwerker) – hosten e-mails – versleutelde gegevens
• nieuwsbriefprovider (verwerkingsverantwoordelijke) – mailings versturen – naam, mailadres, telefoonnummer
• bank (verwerkingsverantwoordelijke) – betalingen genereren – bankrekeningnummer, (bedrijfs)naam, adresgegevens, mailadres
• boekhoudsysteem (verwerker) – boekhouding – bankrekeningnummer, (bedrijfs)naam, adresgegevens, mailadres, telefoonnummer
• betaalprovider (verwerker) – (online) betalingen – bankrekeningnummer, (bedrijfs)naam, adresgegevens, mailadres, telefoonnummer
• boekhouder (verwerker) – assistentie boekhouding – bankrekeningnummer, (bedrijfs)naam, adresgegevens, mailadres, telefoonnummer
• digitale agenda/planningssysteem (verwerker) – afspraken inplannen – naam, mailadres, telefoonnummer en eventuele overige gegevens die je zelf verstrekt
• chauffeur levering haardhout (verwerker) – levering – (bedrijfs)naam, adresgegevens en soms telefoonnummer

Gebruik van social media

Wij gebruiken socialmediaplatformen zoals Instagram, Facebook en WhatsApp (allen META) om informatie te delen, onze diensten te promoten en met jou in contact te komen. Als jij ervoor kiest om via social media met ons te communiceren of onze pagina’s te volgen, verzamelen en verwerken deze platformen gegevens over jou volgens hun eigen privacyvoorwaarden. Wij hebben daar geen invloed op.

De gegevens die jij via social media met ons deelt gebruiken wij alleen om jouw vragen te beantwoorden, te reageren op berichten of om bijvoorbeeld acties te organiseren. Wil je gevoelige informatie met ons delen? Dan raden wij aan om dat via e-mail of telefoon te doen.

Nieuwsbrief

Als je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief, geef je toestemming (opt-in) om e-mails van ons te ontvangen. We gebruiken je naam en e-mailadres om je af en toe te informeren over onze diensten, nieuw aanbod, tips of updates.

Ben je klant bij ons? Dan kan het zijn dat je zonder aparte aanmelding berichten van ons ontvangt over soortgelijk aanbod. Afmelden kan op elk moment via de link onderaan de e-mail (opt-out). Je gegevens worden dan automatisch uit onze verzendlijst verwijderd.

Geen gebruik van AI

Wij maken geen gebruik van AI.

Externe systemen en diensten

Voor onze dienstverlening maken we gebruik van externe systemen. Dat helpt ons om efficiënt te werken en onze dienstverlening soepel te laten verlopen.

Doorgifte naar derde landen

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de EER te verwerken, maar soms ontkomen wij er niet aan diensten van buiten de EER in te zetten (bijvoorbeeld door gebruik van social media). Met verwerkers is een verwerkersovereenkomst gesloten. Partijen zijn aangesloten bij het EU–US Data Privacy Framework.

Jouw rechten

Inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Verzoeken kun je per e-mail naar ons sturen. Wij reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen één maand. Als jouw verzoek buitenproportioneel of zeer specifiek is, kan de termijn met 2 maanden worden verlengd.

Intrekken toestemming, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht om toestemming in te trekken, bezwaar te maken tegen verwerking en je hebt recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je kunt vragen om jouw persoonsgegevens in een computerbestand naar jou of een door jou genoemde organisatie te sturen.

Beveiliging

Wij nemen adequate en passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van jouw gegevens tegen te gaan, waaronder:

• er worden geen fysieke kopieën gemaakt van jouw persoonsgegevens
• wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming
• onze website maakt gebruik van een betrouwbaar SSL-certificaat (https)
• onze website wordt regelmatig geüpdatet om hackpogingen te voorkomen
• onze websitebeveiliging wordt regelmatig bijgewerkt en er is een anti-virussysteem op inkomende en uitgaande e-mails
• wij gebruiken enkel bekende beveiligde wifi-netwerken, tenzij dit om gewichtige redenen niet kan
• het aantal apparaten met toegang tot gegevens is beperkt en beveiligd met wachtwoord/toegangscode/vingerafdruk
• systemen zijn beveiligd met wachtwoord/toegangscode/vingerafdruk

Heb je het idee dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of heb je aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact met ons op via e-mail.

Klacht indienen

Als je van mening bent dat wij niet voldoen aan de privacyregelgeving (AVG), kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookieverklaring

Cookies

Onze website gebruikt diverse cookies. Door het hebben van deze cookieverklaring voldoen wij aan de Telecommunicatiewet & Cookiewet (toekomstige e-Privacy verordening) én weet jij hoe je met cookies kunt omgaan.

Onze website maakt gebruik van functionele cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy. Voor functionele cookies is geen toestemming nodig. Onze website maakt verder geen gebruik van andere cookies.

Wat is een cookie?

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet, smartphone, smartwatch etc. Cookies zorgen er met name voor dat onze website naar behoren werkt, onthouden jouw instellingen en kunnen de website optimaliseren.

Permanente cookie

Met een permanente cookie kan onze website jou herkennen bij een nieuw bezoek. Dit is een functionele cookie. Hierdoor kan de website op jouw voorkeuren worden ingesteld.

Sessie cookie

Met een sessie cookie kunnen wij zien welke onderdelen van onze website je met jouw bezoek hebt bekeken. Dit is een functionele cookie. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra je jouw webbrowser afsluit.

Site improvement cookie

Met een site improvement cookie kunnen wij verschillende pagina’s testen. Dit is een functionele cookie om te zien welke pagina het best wordt bezocht en om onze website te verbeteren.

Cookies weigeren, blokkeren en verwijderen

Je kunt cookies weigeren, blokkeren en verwijderen via de instellingen van je internetbrowser. Raadpleeg de helpfunctie van je browser; dit verschilt per browser. Let op: het verwijderen of blokkeren van cookies kan gevolgen hebben voor het functioneren of gebruiksgemak van de website.

Het kan voorkomen dat via onze websites cookies worden geplaatst door anderen, waarvan wij niet altijd op de hoogte zijn. Kom je onvoorziene cookies tegen die je niet kunt terugvinden in deze verklaring? Laat het dan weten via e-mail, of neem rechtstreeks contact op met de derde partij.

Wijzigingen

De teksten op onze website kunnen op ieder moment worden aangepast door voortdurende ontwikkelingen. Dit geldt ook voor deze privacy- en cookieverklaring. Deze versie is van 14 november 2025. Als er wijzigingen zijn, plaatsen wij steeds de nieuwste versie op onze website.